El pasado 2 de abril se publicó el Real Decreto 254/2025, de 1 de abril, por el que se modifica el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que establece los requisitos que deben de adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (el “Real Decreto 254/2025” y el “Reglamento”).

El Real Decreto 254/2025 modificó los plazos de entrada en vigor de las obligaciones establecidas en el Reglamento. Para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades dicho plazo se extiende hasta el 1 de enero de 2026; y para el resto de los obligados tributarios, contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, del Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente y entidades en atribución de rentas que desarrollen actividad económica, se extiende hasta el 1 de julio de 2026.

A continuación se resumen los principales aspectos a tener en cuenta del Reglamento, cuyo objetivo es regular cómo deben de funcionar los sistemas informáticos de facturación. El Reglamento no altera materialmente las obligaciones de facturación que establece el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación; no obstante, sí que se introduce, para las personas y entidades que entren en su ámbito de aplicación, una obligación que consiste en la incorporación en las facturas emitidas de un código QR y, en su caso, una leyenda de “factura verificable” o “VERIFACTU”, tal y como se menciona posteriormente.

A quién resulta de aplicación

El Reglamento resulta de aplicación a los siguientes colectivos:

1. Los productores y comercializadores de sistemas informáticos de facturación, en las cuestiones relativas a sus respectivas actividades de producción y comercialización de los sistemas informáticos destinados a ser utilizados por los contribuyentes que se mencionan a continuación.

2. Aquellos empresarios, profesionales, personas físicas y jurídicas y entidades en atribución de rentas que, estando establecidos en territorio español, expidan facturas dentro de las operaciones comerciales que realicen con otras empresas o con el sector público, siempre y cuando cumplan las cuatro condiciones siguientes:

(i) Que no facturen exclusivamente de forma manual. Dicho de otro modo, que utilicen algún sistema informático de facturación para expedir facturas (aunque solo lo utilicen para una parte de su actividad).

(ii) Que no estén adscritos, de forma obligatoria o voluntaria, al sistema de Suministro Inmediato de Información (SII).

(iii) Que no tengan su domicilio fiscal en los Territorios Históricos de la Comunidad Autónoma del País Vasco o de la Comunidad Foral de Navarra.

(iv) Que no dispongan de alguna resolución en vigor de no aplicación que les exima de cumplir con el Reglamento.

Modalidades  de cumplimiento por parte del contribuyente

Existen dos modalidades de cumplimiento, igualmente válidas, que se regulan en el propio Reglamento:

(i) La modalidad denominada VERIFACTU, que exige que los registros informáticos de facturas sean remitidos a la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria inmediatamente después de su producción, evitándose con ello su alteración posterior y asegurando su conservación.

Las facturas producidas por este procedimiento serán verificables, dado que podrán ser consultadas en la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria por el contribuyente para asegurarse de su calidad fiscal utilizando para ello un código QR incorporado a la factura.

(ii) La modalidad NO VERIFACTU, que no exige la remisión a la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria de los registros de facturación; no obstante, como contrapartida, exige requisitos adicionales de seguridad que incluyen la firma producida por el sistema emisor y la llevanza y conservación de un “Registro de Eventos”, cuya finalidad es guardar la información para su posterior consulta desde el propio sistema.

Las facturas producidas por esta modalidad no serán facturas verificables, dado que no podrán ser consultadas en la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria, pero también incorporarán el código QR en la factura y podrán ser comunicadas a la Agencia Tributaria.

Certificación de los sistemas informáticos y sanciones asociadas

Las entidades productoras o fabricantes del sistema informático deberán certificar, mediante una declaración responsable por escrito, que el sistema informático cumple con lo dispuesto en el Reglamento y en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (“LGT”).

En caso de tenencia de sistemas informáticos que no se ajusten a lo establecido en el artículo 29.2.j) de la LGT, cuando los mismos no estén debidamente certificados teniendo que estarlo por disposición reglamentaria o cuando se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados, el contribuyente se podría enfrentar a una sanción por importe de 50.000 euros por cada ejercicio económico de incumplimiento.

Se recomienda a aquellas personas o entidades que cuenten con un sistema informático de facturación y queden en el ámbito de aplicación del Reglamento que, si no lo han hecho hasta la fecha, se pongan en contacto con el proveedor de su programa informático de cara a asegurar que el mismo quedará adaptado a las nuevas regulaciones para la fecha de entrada en vigor de las obligaciones señalas anteriormente. Asimismo, es recomendable solicitar a dicho proveedor una declaración responsable por escrito en la que se certifique que el programa cumple con todos los requisitos legales establecidos.